5 Erros fatais na gestão de uma transportadora e como evitar

Uma operação eficiente é o principal desejo de qualquer transportadora. Afinal, já não são poucos os desafios que uma empresa de transportes enfrenta todos os dias ao rodar no território brasileiro, seja por questões relacionadas à burocracia ou ainda pelos riscos inerentes à falta de infraestrutura rodoviária.

Logo, manter a operação em pleno funcionamento é fundamental para minimizar todos os riscos associados à gestão de transportes de garantir o sucesso da empresa.

O primeiro passo para transformar essa lógica em algo simples está no cuidado em evitar alguns erros fatais que podem prejudicar o seu desempenho no mercado.

Nós listamos cinco deles a seguir. Acompanhe!

1. Perder o controle dos custos operacionais

Depois do faturamento, o segundo ponto mais importante que você deve controlar na gestão de uma transportadora são os custos operacionais.

O equilíbrio entre esses dois pontos vai garantir lucro ou prejuízo no seu negócio. Afinal, se o gestor não administra os custos operacionais da transportadora, então não pode tomar decisões assertivas, nem formar os preços de seus serviços de forma que sejam adequados para pagar as despesas do negócio e obter o lucro desejado.

Muitas vezes a pressão por resultados imediatos no controle de transportadoras faz com que algumas empresas negligenciem a qualidade da gestão financeira, passando a adotar práticas sem seguir um padrão que garanta a economia de recursos e a redução de gastos.

É por isso que ele precisa conhecer, entender e gerir adequadamente cada um dos custos relacionados às atividades de transporte de cargas, que podem ser fixos e variáveis.

  • Custos fixos: são aqueles que são pagos mensalmente, como salário dos motoristas, licenciamento e IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores);
  • Custos variáveis: variam de acordo com as distâncias percorridas pelos veículos, como combustível, lubrificante, insumos e manutenções periódicas.

Um caminho para otimizar esse controle e não correr o risco de ficar refém dos custos operacionais é utilizar um sistema de gestão que seja simples, prático e apoie o gerenciamento completo da sua operação.

2. Descumprir as obrigações fiscais e tributárias

Já falamos aqui no blog sobre os riscos que a falta de conhecimento sobre os principais documentos necessários para o transporte de cargas no Brasil podem trazer.

A emissão obrigatória do CT-e, por exemplo, deve ser algo tão natural quanto ligar um caminhão para rodar. Sem ele, sua frota e sua empresa estão em risco iminente de ter problemas com o fiscal e pagar multas de alto valor como penalidade imposta pela fiscalização.

Além disso, o motorista que prossegue viagem nessas condições está sujeito a ter tanto a mercadoria quanto o veículo apreendido até que a situação seja regularizada.

Essa atitude deve ser evitada, pois coloca o negócio em um risco que não existiria caso a legislação tributária tivesse sido obedecida desde o princípio.

Mas também é importante ficar atento aos demais documentos obrigatórios e deixar a gestão de uma transportadora sempre em dia com as questões fiscais e tributárias.

3. Não fazer o monitoramento das entregas

No setor de transporte rodoviário, os veículos mantém a operação em funcionamento através das entregas que geram sua rentabilidade.

Logo, não fazer o monitoramento das entregas pode ser uma falha com riscos de grandes proporções para a transportadora.

Até porque, na maior parte dos casos não é apenas o veículo em si que está em jogo, mas também a carga. A perda pela falta de monitoramento pode chegar a milhões levando-se em conta riscos como assaltos, erros no planejamento de rota e até mesmo furtos e desvios internos.

Com um monitoramento de entregas você tem maiores chances de evitar problemas e ainda garante que as entregas sejam feitas dentro dos prazos, elevando o nível de satisfação dos clientes e a redução do prejuízo por conta da gestão de uma transportadora.

Existem hoje sistemas que apoiam o monitoramento constante do controle de entregas com simples cadastros de ocorrências e baixas de entrega por aplicativos de celular, por exemplo, simplificando a operação para o motorista e mantendo seu negócio sob controle.

4. Falhar no planejamento das rotas de entrega

No tópico anterior falamos um pouco sobre os diversos impactos que a falta do controle e monitoramento das entregas pode causar na gestão de uma transportadora. Mas este problema pode ser ainda maior se o planejamento de rota na sua empresa for insuficiente ou até mesmo inexistente!

Os principais custos da operação logística estão relacionados à frota utilizada para viabilizar as entregas. Portanto, os gastos que mais impactam as finanças são:

  • abastecimento dos veículos;
  • realização de manutenções e reparos;
  • folha de pagamento dos motoristas.

O planejamento das rotas correto pode contribuir para minimizar os gastos significativamente. Em termos simples, o seu funcionamento utiliza os endereços dos clientes e os pedidos pendentes de remessa para criar a rota de entrega ideal, considerando custos no trajeto e as melhores rotas.

Essa função pode ser parametrizada para traçar o trajeto mais ágil, garantindo que o motorista conclua as suas entregas antecipadamente. Também é possível buscar a alternativa mais econômica sob o ponto de vista do gasto de combustível, além de fracionar a rota em caso de frete fracionado.

Para colocar o planejamento das rotas de entrega em prática sem falhas, é necessário escolher um bom sistema de gestão como o Transportadora 5 PRO.

5. Menosprezar a importância da manutenção preventiva dos veículos

Quando um veículo está em uso constante, as suas peças, sistemas de sinalização e pneus tendem a sofrer grande desgaste, gerando ainda queda do rendimento do combustível e o aumento da frequência de defeitos que indicam o momento ideal para realizar a sua substituição.

Mas se a atividade de inspeção é negligenciada, o veículo fica sujeito a:

  • provocar danos à carga;
  • ocasionar falhas mecânicas;
  • causar acidentes nas estradas;
  • gerar prejuízos ainda maiores em consequência de manutenção corretiva.

É sempre importante contar com um checklist para inspeção de itens básicos como o alinhamento dos pneus, o sistema de freio e o nível de óleo do motor, incluindo tanto as questões mecânicas quanto as exigências legais relacionadas ao transporte de cargas, tais como:

  • a quilometragem dos veículos;
  • a quantidade de entregas por dia;
  • a manutenção preventiva;
  • o rodízio de pneus;
  • o gasto de combustível;
  • o pagamento de taxas de licenciamento, impostos ou multas.

Existem sistemas para a gestão de uma transportadora que apoiam esse controle, emitindo alertas quando uma nova inspeção for necessária para evitar que você falhe na manutenção preventiva, além de simplificar ainda sua visão gerencial de todos os custos relacionados à operação.

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Um comentário

  1. Bom dia, Tenho interesse em expandir meus negócios, participando de cotações online, mas para isso preciso de formatar uma tabela de preços, a fim de os interessados ao lançar suas propostas de cargas, já terem uma idéia de qual é o valor que minha empresa iria cobra pelo transporte, mas ai que está a duvida, não consigo fechar esta tabela de preços, principalmente para os fretes fracionados…

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