Controle de veículos: dicas para elevar o monitoramento e gestão da sua frota

Entenda a importância de monitorar e gerenciar a frota de veículos para evitar prejuízos financeiros, conservar os bens com mais eficiência e maximizar os lucros da transportadora.

O controle de veículos é uma atividade essencial dentro das transportadoras, pois possibilita que essas empresas utilizem seus bens da forma mais eficiente possível, o que resulta em um serviço diferenciado e de alta qualidade para o consumidor final.

Esse gerenciamento apurado, quando feito corretamente, permite que gestores otimizem os recursos para maximizar os lucros, reduzir custos, além de potencializarem o crescimento da organização como um todo.

Quer conferir as principais dicas para fazer o controle de veículos da melhor forma possível? Então, confira o conteúdo especial que preparamos sobre este assunto.

Por que fazer o controle de veículos é importante?

Antes de listarmos as dicas sobre o monitoramento e gestão da frota, é importante enfatizarmos os motivos que tornam essa atividade significativa na rotina das transportadoras. De forma direta, o principal benefício desse tipo de controle é a redução de custos.

Além disso, um bom gerenciamento de frota permite a otimização dos recursos, possibilitando que todas as oportunidades de trabalho sejam atendidas com a máxima qualidade possível.

Sendo assim, para melhorar o controle de veículos na transportadora, é preciso seguir algumas boas práticas para criar um processo eficiente no gerenciamento da frota, que vamos listar a seguir.

Dica 01: diagnóstico completo da frota

Antes de iniciar o controle da frota, é necessário descobrir algumas informações da mesma, bem como os detalhes pertinentes para que a gestão seja feita com sucesso. Aqui, os seguintes itens devem ser considerados:

  • Tamanho total da frota;
  • Quantidade de veículos por tipo (carros, caminhões, motos, etc.);
  • Detalhes de cada veículo (ano, modelo, cor, tipo de combustível, etc.);
  • Estado de conservação de cada veículo;
  • Quilometragem atual (rodada) dos veículos;
  • Datas das últimas e próximas revisões.

Essas informações vão dar uma visão geral da frota, assim como seu estado geral de uso e conservação, possibilitando um melhor planejamento em cima do diagnóstico atual.

Dica 02: treine os colaboradores

Agora que o tamanho da frota e outros detalhes importantes são conhecidos, é hora de treinar os colaboradores para utilizar corretamente cada recurso. Nesse caso, estamos falando do treinamento para adequação de todos os motoristas, que precisarão seguir as regras da transportadora para o melhor uso dos bens.

Assim, os colaboradores precisam conhecer onde e quais registros serão feitos após o uso, como e quando os veículos serão abastecidos, o que fazer em caso de sinistros e as demais informações importantes para a boa gestão da frota.

Dica 03: registre cada saída, entrada e destino

Com os motoristas treinados e preparados para utilizar corretamente os veículos, é hora de bastante pragmatismo para controlar cada saída, entrada e destino dos mesmos. Além da melhor organização com essa prática, os registros podem ajudar em caso de sinistros e, posteriormente, para multas, por exemplo.

Para empresas que fazem planejamento de rotas, essa prática permite estipular antecipadamente – e até em tempo real – as melhores alternativas de caminho até o destino. Nesses casos, o motorista sai ganhando pelo planejamento antecipado e a empresa otimiza seus custos com combustível, pedágio e desgastes do veículo.

Dica 04: gerencie combustível, desgaste e manutenções

Por falar em controle de custos, a gestão apurada dos gastos com combustível, desgaste e manutenção dos veículos precisam ser feitas de forma consistente e conforme as políticas estabelecidas na transportadora.

A gestão de combustível, por exemplo, vai evitar gastos desnecessários e otimizar a utilização da frota para que o uso dos autos seja feito da melhor forma possível, respeitando os processos da empresa.

No caso dos controles dos desgastes e manutenções, ambos irão permitir as condições ideais de uso dos automóveis, evitando que os motoristas percam dias preciosos de trabalho por quebras e imprevistos mecânicos.

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Dica 05: faça e acompanhe os relatórios da frota

Independentemente do tamanho da frota da sua transportadora, é fundamental fazer e acompanhar relatórios de controle de veículos para entender o cenário de utilização dos bens.

Esses relatórios, mesmo que básicos e fornecendo uma visão macro da frota, são importantes para evitar imprevistos e prever situações que comprometam o uso dos automóveis.

Assim, o documento irá auxiliar na rotina gerencial da empresa, reduzindo custos, problemas com motoristas e possibilitando um uso mais eficiente da frota em prol da organização, já que é possível agir pontualmente nas situações que vierem a aparecer.

Dica 06: Invista em software especializado

Por último, para que todas as dicas possam ser utilizadas da melhor forma possível, é importante contar com um software especializado e que ofereça o gerenciamento de frotas como um diferencial competitivo.

Nesse sentido, o Transportadora Express 5 Pro é o sistema ideal para o controle de veículos de qualquer transportadora e agenciadores de fretes, oferecendo inúmeras vantagens para gestores desse segmento.

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