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8 dicas para um controle de estoque infalível

O controle de estoque é uma tarefa bastante difícil para a grande maioria das empresas. Seja por falta de processos, organização ou importância com o tema, controlar os itens armazenados no estoque é essencial por vários motivos.

Desde evitar perdas e eventuais desperdícios, um estoque bem organizado facilita o fluxo de saída e entrada de produtos. Dessa maneira, a organização como um todo vai funcionar melhor e isso, inclusive, impacta diretamente na saúde financeira dos negócios.

Quer saber mais sobre o tema? Então, conheça dicas para ter um controle de estoque eficiente em todos os sentidos. Boa leitura!

Dica 1: estabeleça processos para a organização dos produtos

Para começar, a primeira atitude a ser tomada para um controle de estoque eficiente e infalível é a criação de processos para a organização geral de produtos. Seja para entrada, saída, inspeção e controle geral, ter processos é muito importante para a área.

Na prática, esses processos vão servir como um guia para que os colaboradores possam saber como proceder em cada situação de trabalho. Assim, além da organização, todos terão conhecimento se o trabalho realizado está de acordo com a qualidade esperada.

Dica 2: treine os colaboradores da área

Uma vez que os processos tenham sido estabelecidos – e eles não serão perfeitos em um primeiro momento, mas ainda assim continuarão importantes –, é necessário treinar cada colaborador para se adequar às melhores práticas de controle de estoque.

O treinamento serve para transmitir os procedimentos definidos e também para nivelar o conhecimento e melhores práticas sobre a gestão de itens no estoque. Desse jeito, com todos os colaboradores treinados, os incidentes no estoque irão cair drasticamente.

Além disso, o trabalho realizado será feito de forma muito mais eficiente e otimizada. Assim, dependendo do seu ramo de atuação, o estoque bem organizado pode se tornar um diferencial bem competitivo para os negócios.

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3. Conheça diferentes técnicas de controle de estoque

Quando o assunto é controle de estoque, existem algumas técnicas importantes que devem ser consideradas para otimizar a movimentação de itens no setor. Uma delas, a PEPS, diz que o Primeiro que Entra, é o Primeiro que Sai – em relação aos objetos armazenados.

Já outra técnica traz uma abordagem diferente. Nesse caso, a UEPS diz que o Último a Entrar é o Primeiro a Sair, o que pode ser importante para produtos com prazo de validade, por exemplo. Assim, técnicas do tipo são importantes para um estoque infalível.

4. Faça o inventário do estoque regularmente

A contagem de itens do seu estoque é feita regularmente? Tudo está devidamente em seu lugar e na quantidade esperada? Se essa pergunta é nova para você, possivelmente é hora de preparar um inventário de itens da área.

O inventário permite um controle regular para identificar se o sistema de estocagem está com números corretos. Assim, sua empresa não vai correr o risco de vender um produto que está em falta, o que pode ser bem ruim para o relacionamento com clientes.

5. Faça auditorias de qualidade regulares

Assim como o inventário, que é uma técnica para auditar o estoque, as auditorias de qualidade visam identificar pontos de melhoria nos processos e, da mesma forma, identificar questões problemáticas para a empresa.

Um exemplo – entre tantos possíveis – é a identificação de manuseio incorreto dos produtos. Químicos, por exemplo, precisam de equipamento adequado para movimentação dentro do estoque e, se isso não acontecer, a auditoria de qualidade poderá detectar.

6. Planeje as compras conforme a movimentação do estoque

Compras planejadas em função do desabastecimento de estoque são fundamentais para manter os clientes satisfeitos de várias formas. Conforme os produtos vão acabando, a equipe de compras pode se programar para fazer a reposição organizada dos itens.

Assim, é possível saber o fluxo de entrada e saída, projetar os ganhos, evitar que clientes fiquem sem produtos e, em relação às compras, se planejar para antecipar a aquisição de produtos com bons descontos ou em alto volume para períodos de sazonalidade.

7. Elimine itens “encalhados”

Um bom controle de estoque também possibilita identificar itens “encalhados” e que, de certa forma, estão dando prejuízo para a empresa. Dessa forma, pode ser uma boa saída fazer uma promoção para desovar esses itens e renovar o estoque.

Lojas de roupas, por exemplo, fazem isso regularmente. A partir dessa “limpeza”, é possível ir atrás de produtos novos, que terão maior saída, e desocupar um espaço precioso no estoque, além de movimentar o caixa com vendas, o que é importante para as finanças.

8. Tenha um bom sistema para melhorar o controle de estoque

Qualquer controle de estoque eficiente só é possível com um sistema adequado para a tarefa, que possa fazer o controle dos itens e, da mesma forma, se comunicar com várias áreas da empresa para que a integração ajude outros setores.

É o caso do time de compras, como mencionamos anteriormente, que precisa ter acesso à quantidade dos itens para fazer a reposição assim que necessário. E, dependendo do fornecedor, uma negociação antecipada pode gerar bons descontos nessa aquisição.

Com base nesse cenário, a Renasoft desenvolveu o Sintec NF-e 4, um ERP com controle de estoque, e diversas funções administrativas, para que sua empresa funcione de forma eficiente e lucrativa.

Atendendo várias áreas de uma organização, como Vendas, Financeiro, Estoque e Compras, além da Gestão, claro, o Sintec é o software ideal para micro e pequenas empresas que atuam em vários segmentos do mercado.

Segredos para as melhores práticas:

Confira a seguir algumas das boas práticas que podem ajudar na retomada das rédeas da gestão de estoque da empresa ainda este mês.

Mantenha um dimensionamento de estoque inteligente 

O primeiro ponto é que o estoque deve ser visto como um aliado do negócio. Muitas empresas enxergam essa área da empresa como coadjuvante, um espaço físico destinado ao armazenamento, e acontece que não é bem assim. Toda carga que vai para dentro de um estoque deve ser estrategicamente armazenada.

Qual o critério que está sendo utilizado para o endereçamento de carga? 

Por que determinado conjunto de itens está na prateleira de cima, onde o acesso só é possível por meio de empilhadeiras, e não embaixo onde pode facilmente ser removido? Para fazer o correto endereçamento de carga é necessário considerar, dentre outros critérios, o volume e o giro dos produtos.

Produtos com maior giro, devem estar facilmente posicionados para facilitar a logística, realizada com mais frequência, e dinamizar a distribuição. 

Quanto de espaço está sendo ocupado por produtos obsoletos?

Se a área do estoque ocupada por produtos encalhados, sejam eles obsoletos ou de baixo giro, é hora de liberar espaço. Para isso, reúna-se com o setor de marketing e crie campanhas ou promoções específicas com o objetivo de desovar esses produtos. 

Outra estratégia é aumentar a comissão para que sua distribuição por parte dos representantes comerciais seja melhorada e, em último caso, realize doações desses itens. Muitas vezes o estoque repleto de produtos encalhados custa mais caro do que simplesmente doá-los. Portanto, é fundamental ter esse controle para saber que atitude tomar.

Repense o layout do estoque

Será que a forma como o seu estoque é organizado ajuda ou facilita na logística do seu negócio? Se a gestão de estoque não está funcionando como deveria, talvez seja hora de analisar se o layout é, de fato, eficaz. Para isso, responda algumas das perguntas a seguir:

  • O espaço está sendo bem aproveitado?
  • A distância e os movimentos necessários para movimentar a carga da doca até o estoque e do estoque até a doca são os mínimos possíveis?
  • As estruturas e a disposição de cada uma delas favorece o trabalho de logística?

É importante ter em mente que organização de estoque é muito mais do que manter tudo arrumadinho, é pensar na estratégia de negócio como um todo e ter em mente que tempo é dinheiro. Ou seja, quanto mais tempo for gasto com a logística do estoque, mais dinheiro indo pelo ralo.

Verifique se há processos operacionais a serem melhorados

Se for constatado que o dimensionamento do estoque está dentro do esperado e o layout tão eficaz quanto possível, é hora de analisar os processos operacionais. É importante verificar se existem etapas desnecessárias ou mal executadas a serem eliminadas ou melhoradas e, ainda, entender quais delas podem ser automatizadas a fim de reduzir a dependência de esforço humano.

Para isso, reúna-se com os colaboradores, converse com os operadores responsáveis pela logística e entenda, de forma profunda, quais os maiores desafios daqueles que atuam diariamente nessa área da empresa. Um bate papo rápido pode render inúmeras ideias de melhoria, pode acreditar.

Conte com uma ferramenta de controle de estoque

Por último, mas não menos importante, é imprescindível, sobretudo nos dias de hoje, contar com um sistema que centralize a gestão de estoque em um único lugar, de forma digital. Afinal, dessa forma os gestores podem ter acesso rápido a informações fundamentais na tomada de decisões, como quantidade de produtos em estoque, relatório de entrada e saída de mercadorias, movimentação, notas fiscais, entre outros dados, o que permite maior dinamismo na criação de estratégias.

Tenha controle total do seu estoque na palma da mão

Agora que você já conhece algumas das melhores práticas para gestão de estoque, é hora de tomar uma atitude para retomar as rédeas do setor. Para isso, conheça os benefícios de contar com o sistema Sintec NF-e 4, em ERP completo e robusto que permite a administração e gerenciamento total de todas as áreas da empresa, incluindo o estoque, seja qual for o seu segmento de atuação.

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Outra vantagem que o Sintec NF-e 4 oferece é o aplicativo para celular, dessa forma você tem acesso a diversas informações importantes com apenas alguns toques, na palma da sua mão. É simples e digital, para empresas que estão sempre à frente. 

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