nota fiscal

Qual o prazo de uma Nota Fiscal?

Descubra quais são os prazos de emissão, validade e cancelamento, entre outros detalhes, das notas fiscais!

A emissão de NF pode ser um problema para empresas desorganizadas e que não ficam atentas com o prazo de nota fiscal, por exemplo. Por existirem muitas regras e legislações específicas de cada estado, é preciso se organizar para não ter problemas com o SEFAZ.

Assim, todo o setor logístico da empresa precisa ficar atento em qual momento deve emitir ou cancelar uma NF. Outro ponto importante diz respeito à validade do documento, que precisa ser atendida conforme as normas e regulamentos definidos para estes processos.

Para completar saiba tudo que precisa sobre as diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal, além de entender se a NFF é obrigatória aos microempreendedores.

Entenda mais na prática, com o conteúdo que preparamos sobre o tema, logo abaixo.

O que é a Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal é um documento que só pode ser emitido a partir do sistema do estabelecimento. Nela, há a presença de todas as informações do cliente, do produto ou serviço e da empresa. O documento pode ser emitido de forma manual ou eletrônica.

Na nota fiscal constam todos os dados da transação comercial. A descrição vem totalmente detalhada: valor pago, produto, tipo de negociação, data e horário de venda, informações indispensáveis do local, forma de pagamento, tributos, impostos e informações do cliente.

Ela foi criada com o intuito de:

  • simplificar a fiscalização de tributos feita pelos fiscais;
  • desonerar o contribuinte;
  • facilitar os procedimentos contábeis.

Após sua emissão, os dados ficam registrados em uma central, podendo ser cruzados com outros registros para impedir a sonegação, como no caso das operações interestaduais.

Além disso, você não precisa mais imprimi-las e arquivá-las durante todo o período exigido pela Receita Federal. Basta armazenar os documentos no computador.

Quais são os tipos de Nota Fiscal eletrônica?

Atualmente, existem 3 tipos diferentes de Nota Fiscal eletrônica. Cada modelo serve para substituir determinados documentos, por isso, é preciso ter cuidado para não se confundir.

  • A NF-e, citada acima, foi desenvolvida para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A. Estas fazem parte das operações de venda e prestação de serviço, ligadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
  • Enquanto isso, a NFS-e foi desenhada para fazer a substituição de um documento chamado Declaração de Serviço. Requerido pelo município, esse registro se relaciona com a cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).
  • Já a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) serve para substituir uma pilha de documentos necessários para a realização do transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

NFF aos microempreendedores: É obrigatória?

A NFF é a sigla de Nota Fiscal Fácil que chegou para simplificar a emissão de documentos fiscais eletrônicos através de um aplicativo que foi fornecido pela SEFAZ que já conta com disponibilidade para Android e IOS.

Sua base legal foi definida pela CONFAZ através do Ajuste SINIEF 37, de 13 de dezembro de 2019.

Ela não é obrigatória e pode ser adquirida por contribuintes do IOF, ICMS sendo transportadores autônomos, produtores rurais e pequenos comerciantes/varejistas que emitem as notas: NF-e, NFC-e, MDF-e e CT-e.

Por mais que não tenha obrigatoriedade, a NFF poderá simplificar a rotina de microempreendedores em todo o território nacional.

Afinal, o seu maior intuito é incentivar os empreendedores a emitir notas, já que grande parte da reclamação desse público é referente a burocracia necessária, que acabava por justificar a não emissão.

Porém, as UF’s podem optar por aderir ou não, nesse caso, é necessário verificar quais estados aderiram junto ao Fisco estadual ou distrital, afinal operações com origem ou destino para essa região não poderão ocorrer.

Como funciona o emissor

Com a NFF, não é mais preciso ter o e-CNPJ e o e-NFe, afinal o certificado digital da Sefaz é responsável por fazer a intermediação das emissões, garantindo toda a segurança necessária.

Ele está disponível na Play Store para celulares Android e na Apple Store para os celulares com o sistema operacional IOS.

Funcionalidades:
  • Emissão e cancelamento de NF-e, NFC-e, MDF-e e CT-e;
  • Cadastro de emitentes;
  • Consulta de NF-e, NFC-e, MDF-e e CT-e;
  • Emissão da NFF remessa para o transporte, quando não houver uma relação comercial implicada.
  • Geração do Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais.

Novas funcionalidades são feitas a partir da percepção da necessidade por parte da SEFAZ.

Além disso, o cadastro é feito através do CPF, sendo necessário autenticar o celular por meio da plataforma do Governo Federal.

Por conta disso, o aplicativo consegue garantir segurança através de uma chave criptografada gerada no ato do cadastro, sem nenhuma complicação ao usuário!

Prazo de nota fiscal: emissão do documento

Seja na venda de um produto ou serviço, as notas fiscais devem ser emitidas corretamente para ambas as situações e fornecidas de acordo para o consumidor, que tem no documento algumas garantias previstas por lei.

Assim, as empresas precisam se organizar para emitir esses documentos dentro da lei, para que a NF esteja preparada quando o produto (ou acesso ao serviço) chegar em seu destino.

Sobre os prazos, não existe uma data estabelecida para emissão de nota fiscal, desde que a mesma seja emitida antes da mercadoria em questão ser enviada (ou os serviços fornecidos) e repassada ao consumidor.

Além disso, o consumidor pode solicitar a nota fiscal em até 5 anos. Nesse caso, é necessário guardá-la durante esse período para prevenir possíveis desencontros de informações.

Desse modo, muitas empresas geram o documento fiscal no momento da expedição do produto ou do acesso ao serviço, pois isso deixa os processos logísticos mais organizados e confiáveis. Obviamente, no caso de emissão posterior à expedição, a empresa estará sujeita às penalidades previstas em lei.

Prazo de nota fiscal: validade do documento

Da mesma forma, o prazo de nota fiscal – em relação à validade – pode variar bastante conforme o estado de emissão da mesma. No caso do transporte de produtos, existem estados que estipulam datas entre a expedição do objeto e chegada até o destinatário.

Em outros estados, como é o caso de São Paulo, não existem prazos específicos entre a saída da mercadoria e chegada no destinatário.

Contudo, em caso de fiscalização, se for entendido que houve uma demora acima do normal na entrega do produto ou fornecimento do serviço, a empresa que originou a NF poderá ser autuada.

Portanto, é fundamental consultar a legislação de seu estado para ficar dentro da lei e, também, evitar multas e processos por demora na entrega de um produto ou fornecimento de um serviço ao cliente.

Prazo de nota fiscal: cancelamento do documento

Sobre o cancelamento, existe uma boa flexibilidade no prazo de nota fiscal para todo o território brasileiro. Por qualquer motivo, se houver necessidade de invalidar uma NF-e, é possível fazer essa ação em até 24 horas posteriores à geração do documento.

Para um prazo maior, é necessário verificar se há a possibilidade com a contabilidade da sua empresa, para assim efetuar o cancelamento do documento com segurança.

Em último caso, se for necessário cancelar uma nota fiscal emitida após 480 horas, é preciso fazer um processo administrativo no Posto Fiscal da cidade. Apesar de ser mais burocrático, essa ação vai evitar qualquer problema fiscal para sua empresa.

Cupom Fiscal e Nota Fiscal – Qual a diferença?

A diferença entre cupom fiscal e nota fiscal pode até não ser tão perceptível no início, mas existem pontos bastante distintos, que devem ser considerados com atenção.

É bastante comum as pessoas se referirem aos documentos obrigatórios Cupom Fiscal e Nota Fiscal como se fossem a mesma coisa. Mas não são!

O que é o Cupom Fiscal?

O cupom fiscal tem o objetivo de comprovar e documentar uma transação comercial feita entre consumidor e estabelecimento. Além da relevância para a comprovação da venda para clientes e vendedores, esse cupom também é fundamental para o fisco, uma vez que serve como base para a análise de pagamento de tributos e de impostos de produtos.

Emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal), o documento conta com as principais informações sobre a empresa:

  • compra ou venda de produtos;
  • descrição das mercadorias;
  • preço dos itens;
  • local, data e hora da transação;
  • valor do pagamento e valor do troco devolvido ao cliente

Por ser muito importante para o fisco, o documento tem a sua emissão totalmente regulamentada por regras determinadas pela Secretaria de Estado da Fazenda. Dessa forma, a única maneira de um vendedor emitir o cupom dentro da lei é obedecendo as regras da SEFAZ, ou seja, usando um ECF (Emissor de Cupom) que seja homologado.

Quais as diferenças entre os dois documentos?

Confundir o cupom fiscal com a nota fiscal é um grande equívoco, uma vez que suas diferenças podem gerar grandes preocupações em longo prazo, tanto para aqueles que vendem quanto para os que compram um produto ou contratam um serviço.

Quando um item adquirido precisa ser trocado, normalmente ouve-se que é necessário apresentar a nota fiscal e não o cupom fiscal. Certo? Isso porque determinados estabelecimentos costumam não aceitar o cupom fiscal como comprovante de venda, devido ao fato de ele não apresentar todas as informações do produto, dos clientes e do estabelecimento.

Além disso, o cupom fiscal é bem mais fácil de ser fraudado, já que apresenta poucas informações. Na nota fiscal, há todos os dados, desde a chegada até a saída do produto do estabelecimento, o que proporciona maior segurança na transação.

Com a nota fiscal, a empresa é obrigada por lei a fazer a troca do produto com defeito ou sem remoção do lacre. Claro, dentro do prazo previsto. O Procon (Programa de Proteção e Defesa do Consumidor) sugere que empresas e consumidores exijam e entreguem a nota fiscal na hora da compra.

Qual é a importância de emitir cada documento?

Caso você opte por não emitir a Nota Fiscal e o Cupom Fiscal, colocará em risco o seu empreendimento. Se o cliente abrir uma reclamação, você pode ser multado por sonegação de impostos.

Confira os benefícios de emitir tais documentos:

  • maior transparência e controle dos negócios;
  • facilidade no cálculo das contas do estabelecimento;
  • possibilidade de o cliente pedir devolução ou reembolso do dinheiro, em caso de erro no preço do produto;
  • combate à sonegação fiscal;
  • identificação da quantia e do tipo de tributo pago na compra realizada.

Como emitir um Cupom Fiscal?

Um Cupom Fiscal é emitido pela impressora mediante a instalação de um sistema capaz de não apenas registrar os produtos, mas também finalizar a compra executando todos os procedimentos de fechamento que a legislação exige, bem como o Sintec.

Não foram poucos os problemas que surgiram quando a obrigatoriedade da impressão entrou em vigor. Hoje, é possível encontrar um número maior de empresas confiáveis que oferecem soluções para esse negócio. Entretanto, ainda assim, é preciso analisar os mínimos detalhes.

Ao buscar um parceiro para instalar o software de emissão do Cupom Fiscal, esteja certo de que ele está em plenas condições de atender às exigências da lei e do seu negócio. A falta de atenção poderá acarretar problemas com a fiscalização e o surgimento de multas pesadas.

Não se esqueça de que a emissão do cupom tem regras diferentes entre os estados do país. Por isso, é necessário buscar um fornecedor franco e capaz de atender às necessidades locais.

Como emitir a Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

A preferência das pessoas por aceitar o cupom em vez da Nota Fiscal, na maioria das vezes, se dava pela dificuldade do preenchimento manual.

A criação da NF-e facilitou os processos, já que é automática e computadorizada. Problemas com rasuras podem ser resolvidos em instantes com a simples correção dos campos correspondentes. Tudo isso faz com que o cliente se sinta cada vez mais tranquilo para pedir a Nota Fiscal.

Por sua vez, os empresários e lojistas também vivenciam vantagens com a emissão da Nota Fiscal eletrônica. Afinal de contas, a comunicação do pedido com os sistemas da Receita Federal acontece em instantes.

Com isso, diversos processos são facilitados, como o recolhimento de impostos e a busca de notas fiscais antigas, caso seja necessário.

Ao emiti-la, o empresário pode garantir mais segurança contra fraudes fiscais, sem falar no respeito pelos direitos do consumidor.

Com as informações expostas neste post, esperamos que você tenha compreendido não só a diferença entre o Cupom Fiscal e a Nota Fiscal, como também a importância de cada um desses recursos.

Portanto, não perca tempo e regularize a sua empresa com o auxílio de um software de gestão adequado. Quanto mais confiável sua empresa for, maior será a satisfação da clientela e menores serão os riscos de problemas com a fiscalização e o descumprimento das exigências legais.

Organize corretamente o gerenciamento de notas fiscais da sua empresa

Agora que você conheceu a importância de gerenciar corretamente os processos referente às notas fiscais, certamente vai precisar de um sistema robusto e eficiente para armazenar e organizar esses documentos.

Nesse caso, o Sintec NF-e 4 é um ERP especializado na gestão de empresas, desde a emissão e controle de NFs, quanto na gestão de clientes, compras, vendas, estoque, orçamentos e uma série de funcionalidades essenciais à boa gestão.

Se a sua empresa precisa de mais controle no dia a dia, em todos os aspectos, o Sintec certamente vai proporcionar uma melhoria na administração dos setores, bem com uma capacidade maior dos gestores tomarem decisões melhores.

Além disso, o software conta como um aplicativo dedicado para smartphone, que proporciona mais agilidade na integração entre o time de vendas e a empresa, que pode conhecer os resultados facilmente, na palma da mão.

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