Software de gestão para micro e pequenas empresas: como escolher a solução ideal

Software de gestão para micro e pequenas empresas: como escolher a solução ideal

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Atualmente, cuidar de toda a gestão de uma empresa sem o contar com o auxílio de ferramentas eficazes é praticamente impensável. Mas como escolher uma solução que dê conta do recado? Separamos algumas dicas a seguir.

O crescimento bem-sucedido de uma empresa passa também pela boa administração de seus gestores. Afinal, eles precisam estar sempre atentos em relação ao andamento das áreas da empresa para tomarem decisões rápidas e cruciais no planejamento estratégico dos negócios. Nesse ponto, um software de gestão para micro e pequenas empresas oferece o diferencial para um crescimento sólido.

Além de poder tomar decisões da melhor forma possível, um software ERP permite uma visão macro do negócio, possibilitando o acompanhamento de indicadores e facilitando, conforme necessário, a integração entre os vários setores da empresa.

Com tanto valor agregado, é realmente difícil escolher entre as várias opções disponíveis por aí, principalmente quando os fabricantes oferecem dezenas de recursos em seus produtos, além de preços altamente competitivos.

Por isso, desenvolvemos esse artigo com várias dicas para facilitar a escolha do seu software ERP, que certamente irão te ajudar a dar esse importante passo.

Recursos oferecidos pelo sistema e as necessidades da empresa

Como mencionamos na introdução, existem sistemas com uma infinidade de recursos e dedicados para atender diversos segmentos de negócio. No entanto, apesar de serem extremamente completos, existe um preço alto a se pagar por tantas funcionalidades e é preciso estar atento com isso.

Nesse caso, a grande dica é não se iludir pelo número de possibilidades, mas sim focar naquilo que a sua empresa realmente precisa. Lembre-se que você está buscando resolver um problema de curto prazo, então é impossível validar quais serão as necessidades do negócio para os próximos 10 anos – e já pagar por isso agora.

Frequência de atualizações

Mesmo que não seja o foco adquirir um sistema com centenas de funcionalidades úteis no futuro, ainda assim é importante ficar de olho nesse tópico. Nesse caso, o fornecedor de software precisa ter um roadmap bem definido em relação às atualizações e novidades do sistema. E mais: esse roadmap de novas funcionalidades precisa estar dividido por previsão de data de lançamento para seus usuários.

Seja para deixar o produto mais completo, atender a legislação que está em constante evolução ou resolver bugs pontuais, o ERP para gestão de micro e pequenas empresas precisa estar preparado para levar eficiência aos usuários e, principalmente, aos gestores do negócio.

Sendo assim, um bom sistema precisa disponibilizar atualizações constantes, sejam quinzenais, mensais ou, no máximo, semestrais. Sistemas com atualizações em períodos além dos citados deverão ser evitados.

Não utilize apenas o preço como fator determinante

Por representar um grande investimento para sua empresa, o ERP precisa ser analisado conforme o custo para aquisição, mas esse não deve ser o fator determinante da escolha.

É claro que o investimento em um sistema desse porte pode representar um grande esforço financeiro no momento, mas é necessário considerar os benefícios que ele irá trazer em um futuro breve. Então, com todos os pontos considerados, é possível ter uma ideia do retorno financeiro que a implantação da ferramenta trará para, desse modo, considerar a sua contratação.

Ah, e o investimento alto de hoje pode ser o viabilizador dos altos lucros de amanhã. Lembre-se disso!

Velocidade do sistema de gestão para micro e pequenas empresas

Mais um ponto importante para considerar na hora de adquirir esse tipo de software: a velocidade de uso da ferramenta.

Com tantas informações sendo carregadas e salvas no sistema, é importante ficar atento com a velocidade de execução do software, que precisa trabalhar de acordo com as necessidades dos usuários. Afinal, ninguém gosta de perder preciosos minutos por causa de um programa lento, correto?

Nesse caso, é importante considerar que mesmo com muitas funcionalidades para executar, o sistema precisa manter uma velocidade constante, seja para abrir cadastros, consultar o banco de dados ou imprimir documentos, por exemplo. Eventuais quedas de desempenho são toleráveis, mas elas não podem ser uma realidade constante de uso.

Disponibilidade do suporte

Tudo bem, nós sabemos que nem sempre as coisas saem como o esperado e, às vezes, o sistema congela, as informações não são gravadas no banco de dados ou, ainda, uma nova função importante fica bem confusa para o usuário executar. Isso acontece.

No entanto, apesar das falhas, é importante verificar a existência de uma equipe de suporte dedicada e disponível para essas situações. O helpdesk do fornecedor do sistema precisa agir rapidamente nos momentos mais críticos – e esse é um dos tópicos mais importantes para você ficar atento.

Desconfie de fornecedores que “desconversam” ou falam pouco sobre seu time de suporte. O atendimento de uma boa solução de gestão precisa ser prevista e estabelecida em contrato, além de funcionar na prática, é claro – que é o mais importante de tudo.

Ofertas de treinamento

Outro ponto importante é a possibilidade de treinamento oferecida pelo fornecedor do sistema ERP, que precisam ser consideradas antes do fechamento do contrato.

Mesmo que o software em si seja extremamente amigável e pensado para o usuário, é importante que existam programas de treinamentos previstos durante a negociação de compra, seja para o sistema já existente ou para funcionalidades que ainda chegarão.

É importante considerar que o uso da ferramenta será feito por dezenas de pessoas, de diferentes áreas e com habilidades distintas de informática. Portanto, um bom treinamento garante que o software será usado com eficiência e sem problemas no dia a dia.

Cases de sucesso do software a ser contratado

Por último, mesmo que os outros pontos tenham sido validados, é importante verificar se existem cases de sucesso de empresas terceiras e que operam no mesmo segmento que a sua organização.

Além de validar a capacidade do sistema de gestão, é possível obter feedback real desses usuários para verificar, com informações verídicas, se a ferramenta será uma solução ou uma fonte de dores de cabeça. Portanto, converse com usuários de três ou mais empresas da mesma área para certificar-se desse ponto.

Com esses e outros passos validados, adquirir um sistema ERP será mais simples e seguro.

Gostou das nossas dicas? Então chegou a hora de levar o gerenciamento da sua empresa para um novo nível e, para isso, você precisa de um sistema completo de gestão para micro e pequenas empresas. Confira!

Letícia Spinardi

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